You are currently viewing Arsiparis PPMKP Gencarkan Penataan Arsip

Arsiparis PPMKP Gencarkan Penataan Arsip

 

Ciawi Bogor – PPMKP : Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Menyadari hal tesebut Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) gencar melaksanakan tata laksana pengarsipan yang dilakukan petugas fungsional arsiparis. Suyati fungsional arsiparis PPMKP mengungkapkan target arsiparis sekarang ini adalah arsip inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Dijumpai di ruang Unit Kearsipan Selasa, (29/1), arsip ini menurut Suyati sedang tahap dipilah dan diseleksi dan tahap pertama fokus di arsip keuangan.
“ Arsip keuangan ini sedang dipilah dan diseleksi untuk memisahkan arsip dan non arsip yang masih menjadi satu, “ terangnya.
“Contoh arsip misalnya Surat Tugas yang lengkap dengan nomor, tandatangan dan cap,” lanjutnya.
Kondisi arsip tersebut menurut Suyati saat ini tersebar dibeberapa tempat dan akan dijadikan satu diruang arsip (Unit Kearsipan), sehingga tersusun rapi dan berurutan sesuai dengan tahun dan kegiatan yang dilakukan di PPMKP sehingga pada akhirnya memudahkan pencarian arsip yang dicari atau dibutuhkan lembaga.
“ Kedepannya kami akan melakukan sosialisasi atau pembinaan ke setiap bidang atau bagian yang disebut unit pengolah untuk rutin menyerahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan, “ jelas Suyati.
Mengingat peran kearsipan sangat penting dalam organisasi menurut Suyati maka Pengelolaan arsip yang baik, akan mampu mengatasi permasalahan yang dihadapi lembaga dalam mempertahankan dan menyelamatkan aset, Dengan demikian tidak ada lagi aset pemerintah yang hilang karena tidak dapat memberikan cukup bukti berupa arsip yang dimilikinya.
“ Kalau arsip hilang, maka aset kita bisa ikut hilang, kalau dalam slogan arsiparis dikatakan arsip hilang asset melayang, “ pungkasnya. (PPMKP)